Qualche giorno fa riflettevo su come ci siamo accaniti nei confronti di Zoom e delle continue riunioni, realizzando però che in realtà lo strumento con cui abbiamo litigato di più è stato molto probabilmente il calendario.
Fortunatamente, per il tipo di lavoro che faccio, è raro, al limite dell’impossibile che io passi una intera giornata in riunione.
Il mio odio nei confronti degli strumenti di video-conferenza ha a che fare principalmente con funzionalità limitate o poco intuitive, che raramente mi permettono di fare workshop o formazione in maniera ottimale — anche perché la maggior parte della aziende con cui lavoro usano Teams o Meet, che hanno molte meno funzionalità volte alla collaborazione rispetto a Zoom.
Il calendario però è qualcosa con cui ho litigato e continuo a litigare spesso: in primis perché i calendari sono scarsamente e per niente interoperabili.
È tra l’impossibile e il molto difficile visualizzare in maniera facile calendari di più persone, di diverse aziende, e di “prenotarsi” il tempo a vicenda.
Il problema è di natura sistemica: tante parti in gioco, tante variabili, è probabilmente impossibile trovare una soluzione globalmente ottimale, e quindi meglio accontentarsi di una localmente sub-ottimale.
C’è un passo pratico che però tutti possiamo fare a livello individuale, per riprendere le redini nel nostro calendario.
Ne parla in maniera estesa Steve Schlafman in “Aligning your calendar with your values”, dando anche consigli che non condivido particolarmente — io, ad esempio, sono stufo di chi consiglia sveglie all’alba e meditazione, voi?
La parte per me più interessante è quella che lui chiama “calendar audit” che io ho tradotto in maniera più cruenta con “aprire il cofano del tuo calendario”.
È un esercizio di circa un’oretta da fare 3 o 4 volte l’anno, composto da quattro fasi:
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Review
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Energia
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Domande
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Azioni correttive
1. Review
Riguarda gli ultimi tre mesi del tuo calendario, riportando a parte la lista completa di attività che hai fatto. Cerca di riportare in maniera specifica e non generica le attività. Per rendere l’esercizio più completo potresti provare a considerare gli impegni personali oltre a quelli professionali.
2. Energia
Per ciascuna di queste attività, prova a ricordare il livello di energia che hanno generato: ti hanno energizzato, ti hanno prosciugato o ti hanno lasciato indifferente?
3. Domande
Riguardando la lista della attività del punto 1. ci sono una serie di domande ulteriori che puoi farti, ad esempio:
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Come categorizzeresti il tempo speso in queste attività?
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Quali riunioni o attività mi hanno prosciugato particolarmente?
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Ci sono attività personali a calendario, oppure no?
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Quali attività ti fanno dire “é stato tempo ben speso”?
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Quali attività ti fanno dire “ridatemi indietro il tempo rubato”
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Dove ci sono stati sprechi e inefficienze?
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Ti sei concentrato sulle attività giuste?
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Quanto tempo dedichi a lavoro concentrato?
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Come viene “prenotato” il tuo tempo?
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Quanti e quali meeting ricorrenti hai?
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Quanto il tuo calendario riflette quello che vorresti fare?
4. Azioni correttive
Una volta fatta una analisi quantitativa e qualitativa di cosa si nasconde sotto il cofano del tuo calendario, dovresti inizia a intravedere pattern e problematiche, e iniziare a pensare a come migliorare il tuo calendario.
Alcuni esempi di azioni correttive potrebbero essere:
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Aggiungere gli impegni personali
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Proteggere tempo per esercizio o altri impegni ricorrenti
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Prioritizzare momenti di lavoro individuale
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Programmare pause
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Rimuovere o ridurre meeting ricorrenti
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Cambiare il formato di alcuni incontri
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Gestire diversamente lettura e scrittura delle email
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Condividere un approccio diverso al come le persone “prenotano” il tuo tempo
Il tuo benessere
Probabilmente sai esattamente quante ore dormi e magari pure come, sai quanti passi hai fatto, conosci il tuo battito cardiaco, le calorie consumate: eppure di una attività a cui dedichiamo buona parte della giornata — come le riunioni — non sappiamo quasi nulla.
Uno dei tanti difetti che circondano le riunioni è quello di non valutarne l’impatto né in termini quantitativi, né in termini qualitativi: arriviamo addirittura a non considerarle “vero lavoro”.
Spero che questo esercizio di guardare “sotto il cofano” del tuo calendario possa esserti utile almeno per gli aspetti qualitativi.