Qualche tempo fa avevo elencato 16 domande di riflessione per un progetto suggerite da Peter Block: una di queste domande è “Abbiamo dei precedenti positivi?”.

https://davidetarasconi.com/2021/03/04/16-domande-per-il-tuo-progetto/

Soprattutto all’inizio di un progetto è importante per le persone avere delle aspettative condivise, indipendentemente dal fatto che le persone del team si conoscano e abbiano lavorato già assieme oppure no.

Alcune domande di approfondimento sul tema “precedenti positivi” potrebbero essere:

  • “Quali sono le storie che rendono interessante e piacevole lavorare su questo progetto o con questo team?”

  • “Quali sono i punti di forza e le risorse uniche su cui possiamo fare leva?”

  • “Che cosa rende le persone orgogliose e desiderose di mantenere vivi questi aspetti positivi?”

Benché queste siano domande di valore a cui rispondere, ultimamente mi trovo a consigliare spesso un’attività meno introspettiva e più analitica: il pre-mortem.

Tutti sappiamo —o meglio, dovremmo sapere— cos’è il cugino più famoso del pre-morte, ovvero il post-mortem: è quell’attività di analisi collettiva che si fa occasionalmente quando un progetto o una attività sono andate eccezionalmente male, e scendiamo nel dettaglio del come e del perché sono andate male per trovare azioni correttiva ed evitare i medesimi errori nel futuro.

Il tema dei post-mortem emerge molto spesso quando mi capita di parlare di retrospettive con i team: posto che la retrospettiva non è un post-mortem, in quanto la prima la si dovrebbe fare con regolarità, mediando tra elementi positivi e negativi, con azioni migliorative da proporre, tanti team utilizzano comunque la retrospettiva per accanirsi, in maniera spesso poco costruttiva, esclusivamente su quello che è andato male.

Risultato: si smette di fare la retrospettiva perché “ci si lamenta e basta”. Tanto che qualche tempo fa avevo proposto che suddividere la retrospettiva in due parti distinte

https://davidetarasconi.com/2021/03/31/la-retrospettiva-fatta-a-meta/

Interrogando le persone di tantissimi team riguardo l’utilizzo che fanno di momenti di retrospettiva, queste sono le risposte più frequenti che ricevo:

  • “Non le abbiamo mai fatte”

  • “Abbiamo smesso di farle”

  • “Le facciamo solo quando le cose vanno male”

  • “Le facciamo ma senza coinvolgere tutto il team”

  • “Le facciamo per darci la colpa (quando le cose sono andate male)”

La retrospettiva quindi viene trattata come un post-mortem, qualcosa che sarebbe da fare in maniera eccezionale, e spesso poco costruttiva.

La mia osservazione è che ci siano evidentemente dei meccanismi di feedback inceppati, e di come sia retrospettive che post-mortem, ammesso e non concesso che vengano fatti e che vengano fatti in maniera metodologicamente corretta, rischiano di essere in ritardo rispetto le necessità e quindi ci espongano a dei rischi poco accettabili.

Sto consigliando ai team di fare il pre-mortem perché:

  • È una attività che si fa prima di iniziare a lavorare e perciò aiuta ad anticipare discussioni che rischiano di arrivare troppo tardi;

  • Può essere fatto indipendentemente dalla quantità di informazioni disponibili sul progetto;

  • Se ben condotto aiuta a diminuire stress, ottimismo, pessimismo e conflitti spesso immotivati e, ad introdurre un’atmosfera quasi giocosa, incrementando un senso di sicurezza e sincerità nel team

Come fare un pre-mortem

1. Condividi quello che conosci

Fai in modo che tutte le persone del team e tutti gli stakeholder che ritieni rilevanti condividano quello che conoscono del progetto.

Non è importante né il livello di dettaglio, né il livello di analisi fatta fino a quel punto: si inizia da dove ci si trova in quel momento, che sia un’idea solo abbozzata, un briefing sintetico o un business case articolato.

L’importante è trovare un momento iniziale in cui tutte le persone coinvolte o interessate al progetto abbiamo accesso alle medesime informazioni.

2. Il progetto è finito, ed è andato tutto male

Chiedi a tutti i membri del team di immaginare di essere alla fine del progetto, e
che tutto sia andato male.

Non chiedere cosa potrebbe essere andato male, siamo certi che sia andato male.

3. Cosa è andato male?

Ogni membro del team, individualmente, descriverà, scrivendolo su un foglio di carta o un Post-It, cosa è andato male nel progetto, in massimo 3 minuti.

4. Una lista di fallimenti

Raccogli tutti i punti di fallimento che il team ha individuato, crea dei raggruppamenti tra elementi simili tra loro, ma lascia che ciascun membro del team descriva rapidamente dettagli e distinzioni che ritiene importanti.

5. Perché abbiamo fallito

Ogni membro del team, individualmente, descriverà, di nuovo, scrivendolo, perché — ovvero, una causa univoca — abbiamo fallito in tutti i modi. Almeno una causa a persona, in massimo 3 minuti.

6. Come potevamo evitarlo?

Ogni membro del team, individualmente, descriverà una azione correttiva per
ciascuna delle cause individuate nel passaggio precedente. Massimo 3 minuti.

7. Modifica il piano

A questo punto con:

  1. una lista di potenziali fallimenti

  2. una lista di potenziali cause di questi fallimenti

  3. e una lista di azioni preventive e correttive

è possibile creare o modificare il piano di lavoro.

Avvertenze

Il progetto è andato male per davvero: la domanda “Cosa potrebbe andare male?” è
troppo morbida e passiva. Occorre stabilire con fermezza che il futuro che stiamo
immaginando è quello in cui il progetto è stato un disastro.

Non prendersela con comoda: è importante che questo pre-mortem
venga condotto rapidamente e in forma scritta, è un esercizio generativo e non di analisi o meditazione. Qualche minuto per ognuno dei round proposti è più che
sufficiente.

Tutti devono partecipare: non sono previsti volontari, partecipanti passivi o
osservatori. Tutti devono contribuire, anche chi ha organizzato e facilita l’attività.

È un processo iterativo: il pre-mortem, soprattutto se fatto con ampio anticipo, può essere una prima attività esplorativa e conoscitiva che ci rivela informazioni preliminari. Non è escluso che innesci una serie di incontri secondari che potrebbero seguire la stessa struttura, ovvero fare pre-mortem sempre più raffinati fino a che sfociano in un vero kick-off di progetto.

Se proverai a fare un pre-mortem, fammi sapere com’è andata!

Immagine di testata: Matthew Ansley