Riferimento al film “Groudhog Day” / “Ricomincio da capo”

“Apri il tuo calendario e cancella tutte le tue riunioni ricorrenti” è un consiglio che sentito spesso, dato dal o dalla guru della produttività di turno.

Tanti articoli e guide sul come riappropriarci del nostro tempo descrivono le riunioni ricorrenti come uno dei primi elementi tossici da estirpare dalle nostre agende.

Ma perché? Dal mio punto di vista, le riunioni ricorrenti sono una buona idea.

Sono dei pilastri che sorreggono e danno un punto di riferimento al lavoro che facciamo. Quando lavoro su più progetti, le riunioni ricorrenti mi permetto di creare spazio e ritmo, e un certo livello di prevedibilità sia per me che per chiunque debba lavorare con me.

Aiuto i team ad abituarsi a dare e ottenere feedback sul lavoro fatto in maniera continua –anche ma non esclusivamente– attraverso riunioni ricorrenti come brevi riunioni giornaliere di aggiornamento, review, demo e retrospettive: sono forse io stesso parte del problema?

A volte, quando ti abitui a vedere le aziende dall’esterno come faccio io, ti dimentichi cosa significa viverle da dentro.

Quando mi capita di sbirciare accidentalmente il calendario di qualcuno attraverso una condivisione a schermo, penso a quello che probabilmente è il vero problema: riunioni ricorrenti, ma multiple, in parallelo, agli stessi orari, ogni giorno, per tutto l’anno, con un titolo generico, senza agenda, senza facilitatore designato, senza partecipanti confermati.

Perché succede? Succede perché bloccare il tempo in maniera ricorrente ha senso, intuitivamente: non ci piacciono riunioni non pianificate e inaspettate, e avere riunioni ricorrenti ci fa sentire organizzati.

Il problema con quella linea di pensiero intuitivo però è che non ha alcun senso su larga scala: finiamo per avere riunioni ricorrenti multiple, spesso in parallelo, ogni giorno, perché ogni persona con cui lavoriamo vuole un pezzetto della nostra agenda che sia prevedibile.

Prova ad usare RSVP in maniera più stringente – Osservo come la maggior parte delle persone non usano per niente la conferma RSVP.

Presentati alla riunione con una agenda – _Anche qui osservo come le riunioni senza agenda sono (ah!) all’ordine del giorno.
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Stabilisci chi è il facilitatore o la facilitatrice designata per l’incontro — La tendenza è quella di “mandare l’invitation” senza prendersi alcuna responsabilità di gestione della riunione.

Crea delle semplici regole di ingaggio per la riunione – Pensa a cosa ti farebbe dire “È proprio stata una bella riunione!”.

Dopo tutto questo potresti ancora voler cancellare alcune o buona parte delle tue riunioni ricorrenti: dopotutto, non puoi essere in più di una riunione per volta, e nemmeno i tuoi colleghi e le tue colleghe hanno questo super-potere.

Principalmente, però, ti suggerisco di fare molta più attenzione a come ti prendi cura e organizzi le tue riunioni ricorrenti, che da buona idea possono trasformarsi molto rapidamente nella parte più indigesta della tua e altrui agenda.