Introduzione

Le domande non fatte durante riunioni e conversazioni possono rivelare molto sulla trasparenza, la sicurezza psicologica e le dinamiche culturali di un’organizzazione.

Analizzando quali domande restano non espresse, i team e i leader possono individuare punti ciechi critici, lacune operative e sfide sistemiche.

Questo articolo introduce una matrice 2x2 per mappare le domande non fatte, offre strategie per superare le difficoltà correlate ed esplora come questo framework si interseca con i modelli organizzativi di Westrum.

La matrice 2x2 delle domande non fatte

Un aspetto importante in cui sono incappato facendo un po’ di ricerche mentre elaboravo questo approccio: molto spesso nei libri e negli articoli che si trovano riguardo “discussioni difficili” il punto di vista riportato è quasi sempre quello di una persone che ricopre una posizione di leadership che fa domande ad un team che non risponde o risponde in maniera evasiva.

Il punto di vista da cui parto io è opposto: quello che osservo è che, molto spesso, sono i team stessi che trattengono domande nei confronti persone in posizione di leadership.

La matrice mappa le domande non fatte lungo due dimensioni:

  1. Specificità: Da specifico (focalizzato su questioni pratiche) a generico (domande ampie o sistemiche).

  2. Comfort: Da scomodo (mette in discussione autorità, norme o cultura) a confortevole (sicuro e a basso rischio da discutere).

Questo crea quattro quadranti:

1. Punti ciechi critici (Specifico + Scomodo)

Domande dirette ma evitate a causa della paura o di barriere culturali.

Esempi: “Perché non possiamo ancora iniziare a lavorare sulla funzionalità X?” o “Perché stiamo per iniziare il Progetto Y anziché il Progetto Z?”

2. Chiarezza operativa (Specifico + Confortevole)

Domande che chiariscono i compiti immediati o garantiscono l’allineamento. Esempi: “Quanto dobbiamo aspettare per una decisione da parte del board?”

3. Tensioni culturali (Generico + Scomodo)

Domande ampie e scomode che puntano a problemi sistemici o culturali. Esempi: “Siamo messi nelle condizioni di avere successo?”

4. Zone di comfort (Generico + Confortevole)

Domande generali e a basso rischio che forniscono contesto o inclusività. Esempi: “Quali sono gli obiettivi a lungo termine di questo prodotto?”

Probabilmente alcuni tra questi esempi di domande non ti sembreranno per niente “scomode” e alcuni per niente “generiche”.

Quello che è più o meno confortevole o più o meno scomodo varierà da persona a persona, da team a team, da organizzazione a organizzazione: categorizzare le domande non fatte e avere una discussione al riguardo all’intero del team è comunque un ottimo modo per costruire un mappa della cultura aziendale vigente.

Le domande “comode” di una organizzazione potrebbero essere le domande “scomode” in un’altra, e viceversa: ho osservato organizzazioni in cui la parola “fallimento” non poteva essere detta, così come mi sono capitate organizzazioni in cui non si potevano mettere in discussioni argomenti tabù (es. non si poteva parlare delle difficoltà derivanti dallo smart working).

Strategie per superare le difficoltà di ogni quadrante

1. Punti ciechi critici

  • Sfida: Paura di ritorsioni o di mettere in discussione l’autorità.

  • Strategia:

    • Creare canali anonimi per inviare domande

    • Facilitare la vulnerabilità, facendo sì che i leader affrontino apertamente errori passati o incertezze.

    • Normalizzare queste domande attraverso retrospettive regolari e discussioni mirate.

2. Chiarezza operativa

  • Sfida: Presunzione che le risposte siano ovvie o imminenti.

  • Strategia:

    • Incoraggiare una comunicazione proattiva assegnando ruoli per porre domande chiarificatrici.

    • Utilizzare formati strutturati come il Lean Coffee per dare priorità alle preoccupazioni operative.

    • Rendere chiaro che anche le domande “ovvie” aggiungono valore all’allineamento del team.

3. Tensioni culturali

  • Sfida: Resistenza ad affrontare problemi sistemici o culturali sensibili.

  • Strategia:

    • Dedicare tempo nelle retrospettive per far emergere domande sulla leadership, cultura e problemi sistemici.

    • Utilizzare tecniche di riformulazione per rendere le domande meno conflittuali (“Quali fattori hanno influenzato questa decisione?” invece di “Perché non ci avete coinvolti?”).

    • Costruire fiducia attraverso check-in regolari e informali tra leader e team.

4. Zona di comfort

  • Sfida: Enfasi eccessiva su domande generiche e di basso impatto che possono evitare argomenti critici.

  • Strategia:

    • Spostare l’attenzione su domande più profonde e pratiche chiedendo regolarmente: “Cosa non stiamo discutendo che potrebbe influenzarci?”

    • Utilizzare tecniche di indagine generativa per trasformare domande ampie in azioni specifiche.

Intersezione con i modelli organizzativi di Westrum

Westrum è noto per aver sintetizzato tre principali modelli culturali in cui ricadono le organizzazioni: nella sua teoria si parla di organizzazioni patologiche (orientate al potere), organizzazioni burocratiche (orientate alle regole) e organizzazioni generative (orientate alla performance).

Senza entrare nel dettaglio delle caratteristiche di ciascun tipo di organizzazione, ti condivido rapidamente un esempio di come il tipo di domande non fatte possono raccontarci del tipo di organizzazione in cui ci troviamo.

1. Organizzazioni Patologiche (orientate al potere)

  • Domande Non Fatte: Concentrate nel quadrante dei Punti Ciechi Critici. I membri del team evitano di chiedere per paura di colpa o ritorsioni.

  • Come migliorare: La leadership deve dare priorità alla costruzione della sicurezza psicologica attraverso iniziative di fiducia e vulnerabilità.

2. Organizzazioni Burocratiche (orientate alle regole)

  • Domande Non Fatte: Inclinate verso la Chiarezza Operativa, poiché i processi rigidi scoraggiano la flessibilità o le sfide sistemiche.

  • Come migliorare: Meccanismi strutturati e conformi alle regole per sollevare domande possono favorire l’apertura senza interrompere le norme.

3. Organizzazioni Generative (orientate alla performance)

  • Domande Non Fatte: Probabilmente nelle Tensioni Culturali o nelle Zone di Comfort, poiché queste organizzazioni incoraggiano il dialogo operativo e strategico ma potrebbero ancora evitare critiche culturali esistenziali.

  • Come migliorare: Le organizzazioni generative possono approfondire la trasparenza invitando proattivamente sfide alle norme culturali.

Come puoi notare, ciascuna tipologia di queste organizzazioni ha dei punti deboli, inclusa quella generativa che può essere vista come il tipo di organizzazione ideale a cui tutte le aziende dovrebbero ispirarsi: questo per ribadire che non è mai una questione di giusto o sbagliato, ma di rendersi conto del contesto e provare a migliorare, indipendentemente dalla situazione di partenza in cui ci troviamo.

In qualsiasi tipo di organizzazione c’è sempre un “non detto” che parte da un “non chiesto”, e nasconde insidie più o meno critiche alla buona collaborazione.

Conclusione

La matrice 2x2 delle domande non fatte offre una lente pratica per diagnosticare e affrontare le lacune comunicative.

Intersecando questo framework con i modelli organizzativi di Westrum, i team e le persone nei ruoli di leadeship possono ottenere una comprensione più ricca dell’impatto della loro cultura sulla trasparenza e collaborazione.

In definitiva, creare spazi in cui tutti i tipi di domande sono accolti è la chiave per promuovere una cultura di fiducia, adattabilità e alta performance.